El sistema Submissions UNDC, implementado por la Universidad Nacional de Cañete (UNDC), articula un proceso editorial estructurado para la recepción, gestión, evaluación, edición y publicación de artículos científicos dirigidos a las revistas institucionales, con capacidad para integrar otros formatos editoriales según las disposiciones institucionales. Bajo la supervisión de la Vicepresidencia de Investigación, el flujo de trabajo garantiza procedimientos rigurosos y transparentes, alineados con estándares internacionales y con el Reglamento de Similitud de la UNDC, así como con las políticas institucionales relativas al uso responsable de herramientas de inteligencia artificial. A continuación, se describen los flujos operativos básicos para la recepción y el seguimiento de manuscritos en la plataforma.

1. Recepción de Manuscritos

• Envío Inicial: Los autores investigadores, docentes, estudiantes y profesionales, tanto nacionales como internacionales remiten sus artículos científicos mediante la plataforma Submissions UNDC. Los manuscritos deben presentarse en formatos estándar (Word o editable) e incluir los metadatos esenciales: título, resumen (máx. 250 palabras), 3–5 palabras clave, afiliación institucional, ORCID y datos de contacto del autor corresponsal.
• Verificación inicial: Para cada envío, el sistema aprueba automáticamente el envío y realiza una verificación inicial para comprobar que el manuscrito se ajusta a los requerimientos formales (formato, extensión, inclusión de metadatos). Los envíos incompletos y que, por tanto, no permiten iniciar el proceso de arbitraje, se devuelven al autor que lo ha enviado junto con el aviso automático que señala aquellas correcciones que se deben llevar a cabo.
• Asignación: El manuscrito será, a partir de su envío al sistema, clasificado según su temática e incorporado a la revista correspondiente dentro de las disciplinas existentes en la UNDC (Ciencias Empresariales, Ingeniería, Ciencias Sociales y Humanidades, Ciencias Naturales y Medio Ambiente, Estudios Interdisciplinarios o Estudios Regionales y Desarrollo Local) o en su defecto al Fondo Editorial; el editor es notificado con el inicio del proceso.

2. Revisión Editorial Preliminar

• Evaluación de Idoneidad: El editor jefe examina el manuscrito con la finalidad de determinar su alcance, reelección y su conformidad con el alcance de la revista. Una vez verificado el cumplimiento del Reglamento de Similitud de la UNDC, se utiliza la herramienta de detección de plagios con la intención de asegurar la originalidad del manuscrito
• Decisión inicial: El editor jefe decide si el manuscrito pasará a ser revisado por los pares o es rechazado. En caso de rechazo, se envía comunicación al autor/a discutiendo los motivos del rechazo. En caso de aceptación, el manuscrito pasa a la fase de revisión por pares.

3. Revisión por Pares Ciegos

• Asignación de Revisores: El editor selecciona, en su caso, un mínimo de dos revisores que sean especialistas en la disciplina a la que se haya enviado la propuesta técnica de trabajo. En los casos en que sea necesario, el editor se esfuerza por garantizar que ambos revisores mantengan el anonimato recíproco, es decir, se atiene al modelo de revisión por pares ciego (double blind review) ya que Submissions UNDC proporciona un sistema de gestión para la asignación: envía invitaciones de manera automática con un tiempo de respuesta (habitualmente 2–4 semanas), obtiene la aceptación o el rechazo y mantiene trazabilidad del mismo.
• Evaluación de Revisores: Los revisores evalúan el manuscrito técnico de acuerdo con criterios de originalidad, rigor metodológico, claridad, relevancia científica y contribución al campo. Cada revisor proporciona un informe en el que sugiere su recomendación final: aceptación sin cambios, aceptación con cambios menores, se necesita revisión mayor o rechazo.
• Consolidación de Revisiones: El editor consolida los informes y emite una decisión final, notificando al autor a través de la plataforma con comentarios detallados y, si aplica, solicitudes de revisión.

4. Revisión y Corrección por el Autor

• Modificaciones por el Autor: Si se solicitan correcciones, el autor recibe los comentarios de los evaluadores y un plazo habitualmente entre 2 y 4 semanas para enviar la versión revisada. El manuscrito corregido se carga nuevamente en Submissions UNDC acompañado de una carta de respuesta que detalle, punto por punto, las modificaciones realizadas
• Reevaluación: El editor o los revisores originales verifican las correcciones. Si el artículo cumple con los estándares, avanza a la etapa de edición; de lo contrario, puede requerir una nueva ronda de revisiones o ser rechazado.

5. Edición y Producción

• Edición de Contenido: El artículo aceptado ingresa a la fase de edición, donde se ajustan estilo, gramática y formato según las normas de la revista. Submissions UNDC facilita la comunicación entre el equipo editorial y el autor para aprobar cambios finales.
• Maquetación: El sistema aplica plantillas estandarizadas para preparar el artículo en formato digital (PDF), asegurando consistencia y accesibilidad.
• Pruebas Finales: El autor recibe una versión preliminar del artículo para su aprobación, verificando que no haya errores antes de la publicación.

6. Publicación y Difusión

• Publicación en Acceso Abierto: Aprobado el artículo, se publicará en la revista digital correspondiente y será accesible como acceso abierto en la plataforma de la UNDC para su consulta a nivel global.
• Asignación de Metadatos: Submissions UNDC proporciona identificadores persistentes (DOI) como metadatos estandarizados para ser indexados en bases académicas.
• Difusión: Los artículos se difunden por los canales institucionales de la UNDC y por redes académicas internacionales para intentar maximizar su visibilidad y su alcance.

Seguimiento y Monitoreo

• Rastreo en Tiempo Real: Submissions UNDC permite a autores, editores y evaluadores monitorizar el estado del manuscrito enviado, en revisión, en edición o publicado mediante un panel de control personalizado que ofrece trazabilidad y notificaciones oportunas.
• Notificaciones Automáticas: El programa envía mensajes automáticos para notificar sobre plazos, decisiones editoriales y novedades
• Reportes: La Vicepresidencia de Investigación puede extraer reportes sobre el volumen de envíos, tiempos y métricas de impacto (descargas, citas), apoyando la gestión estratégica.

Principios y Gobernanza

El proceso editorial de Submissions UNDC responde al Reglamento de Similitud de la UNDC y a la normativa institucional sobre uso responsable de herramientas de inteligencia artificial, lo que garantiza la originalidad y la integridad científica de los manuscritos. La plataforma es totalmente configurable por la Vicepresidencia de Investigación: permite la modificación de los flujos editoriales, de los criterios de evaluación, de los plazos; su arquitectura escalable admite de forma sencilla la inclusión de diferentes formatos de publicación en respuesta de las necesidades institucionales.

Contexto Regional

Ubicada en San Vicente de Cañete (valle del río Cañete), la Universidad Nacional de Cañete (UNDC) implementa Submissions UNDC para el impulso de investigaciones que abordan desafíos locales como el desarrollo sostenible y la conservación del patrimonio cultural; permite también, de forma simultánea, la búsqueda de colaboración científica a partir de las experiencias internacionales. A partir de la plataforma, la UNDC hace de Cañete un lugar emergente para la producción y la difusión del conocimiento pertinente y aplicado.